Si has entrado en este artículo, probablemente te estés planteando dar un giro al departamento de compras de tu empresa y digitalizarlo. También puede ser que hayas entrado por curiosidad, para saber si la digitalización de tu departamento de compras está bien hecha, o si le falta algún matiz. De cualquier manera, has tomado la decisión correcta porque:
"La transformación digital es el principal motivo de crecimiento de las empresas. Las organizaciones dejan de desarrollarse por culpa de la falta de adaptación a los medios digitales, o su negativa a implementarlos."
En Logístikos trabajamos codo con codo con organizaciones que aún se están adaptando a la Industria 4.0 y la digitalización de sus departamentos. La formación In Company personalizada es la mejor manera de optimizar el proceso de cambio hacia este sector tan alterable.
Vamos con los consejos para digitalizar un departamento de compras.
1. Establece un Plan.
¿Qué objetivos tiene la digitalización del departamento de compras en tu empresa? ¿Qué herramientas se necesitan? ¿Quién se va a encargar de realizarlo? ¿Cómo lo va a llevar a cabo? ¿Para cuándo debería estar finalizado?
Parece lo más obvio, pero plantear objetivos SMART, te asegurará el ahorro en costes. Hoy en día hay mil herramientas en internet con planes de pago que son muy útiles, pero no siempre necesitamos todas, o a lo mejor hay una que engloba las funcionalidades de otra. Tener claro qué quieres hacer exactamente, te enfocará en las necesidades reales del departamento.
2. Utiliza un CRM.
El CRM o Customer Relationship Management es una base de datos donde podemos registrar información sobre nuestros clientes y/o proveedores. Datos tan relevantes como cuándo fue la última vez que compramos a un proveedor, cuánta cantidad, a qué precio, el tiempo que tardó en llegar el producto, o si se cerró alguna negociación exitosa.
Un CRM, además, es un medio de comunicación a tiempo real entre todos los departamentos de la empresa. Permite que cada empleado tenga asignadas determinadas tareas, que su responsable le asigne más o menos tareas, que se envíen correos y alertas entre departamentos o entre trabajadores del mismo departamento...
No todos los problemas que afectan a un departamento influyen en los demás, pero si el departamento de atención al cliente recibe quejas sobre un lote de productos, es necesario que se ponga en contacto con el departamento de compras, para que este, a su vez, contacte con los proveedores de inmediato. Para esto sirve el CRM.
Uno de los CRM más utilizados, conocidos, y con versión gratuita es HubSpot. Además, tiene una academia online en la que enseña a utilizar su propia herramienta.
3. Implementa Nuevas Tecnologías.
Debemos digitalizar nuestro departamento de compras en el propio Ciclo de Gasto. Estarás de acuerdo en que es muy cómodo pactar unas condiciones con los proveedores y que, automáticamente, se genere un contrato que todas las partes puedan firmar online. Esto ya es posible con los software de firma online, que además te notifican cuándo se ha firmado el documento, y te envían una copia actualizada con la firma.
También resulta útil integrar en nuestro departamento de compras, aplicaciones de gestión de facturas, o de control de inventario. Holded es una buena herramienta que engloba estas dos funcionalidades.
Con este tipo de plataformas, ya podemos digitalizar las creación de contratos, la firma de los mismos, la gestión de facturas, el control de inventario, la personalización y el envío de presupuestos, el pago online... ¿Suena bien, verdad? Solo tienes que encontrar la que más se ajuste a las necesidades de tu departamento.
4. Mide y Analiza los Resultados.
No podemos hablar de la digitalización del departamento de compras, o la de cualquier departamento, sin hablar de la medición de resultados. Están íntimamente ligados. La medición de los datos y el análisis de los mismos, fomenta el crecimiento de la empresa y el departamento.
Podemos obtener y recopilar datos de muchas aplicaciones: el CRM que estamos utilizando, herramientas analíticas web como Google Analytics, la plataforma de Email Marketing desde donde enviamos correos personalizados a los compradores, o algún software interno que nos informe sobre la eficacia de los trabajadores dentro del departamento de compras.
Es importante interiorizar que
Recopilar datos no sirve de nada, si no los analizamos para tomar medidas correctoras.
Por lo tanto, es recomendable interpretar la información. Por ejemplo:
Si se está visitando mucho la página de un producto y se está vendiendo rápido, puede que tengas que ir pensando en hacer un pedido al proveedor antes de lo esperado.
Si el departamento de compras está siendo eficaz, pero no se alcanzan las tareas marcadas, contratar más personal sería idóneo.
Si el CRM refleja que es la cuarta vez que un proveedor te hace perder tiempo y dinero porque el pedido no llega en el plazo establecido, a lo mejor podrías hacer un encargo a otro distribuidor que guardes en la recámara.
Estela A.M | Marketing Manager